Rangkuman Manajemen dan lingkungan organisasi

Rangkuman Manajemen dan lingkungan organisasi

Manajemen

• Istilah manajemen mempunyai tiga arti, sebagai suatu proses yang khas, sebagai kolektivitas orang yang melakukan aktivitas manajemen, dan sebagai suatu seni/ ilmu. Pengertian manajemen dapat disimpulkan, sebagai suatu seni atau ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan dari pada sumber daya manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

• Tingkatan manajemen dibagi menjadi top management (manajemen puncak), middle management (manajemen menengah), dan lower management (manajemen bawah).

• Prinsip manajemen menurut Henry Fayol meliputi 14 prinsip, yaitu pembagian kerja, kekuasaan dan tanggung jawab, disiplin, kesatuan perintah, kesatuan arah, mengutamakan kepentingan umum, pembayaran upah yang adil, pemusatan, Rantai skala, tata tertib, keadilan, stabilitas pegawai, inisiatif, dan jiwa kesatuan.

• Fungsi manajemen pada intinya terdiri atas 4 macam, yaitu:

1. Fungsi perencanaan (Planning)

2. Fungsi pengorganiaasian (Organizing)

3. Fungsi penggerakan (Actuating)

4. Fungsi pengawasan (Controlling)

• Perencanaan dibagi menjadi tiga, yaitu perencanaan jangka pendek, perencanaan jangka menengah dan perencanaan jangka panjang. Sedangkan perencanaan yang baik harus berpedoman pada 5 W dan 1 H, yang terdiri atas what, why, where, when, who, dan how.

• Dalam penyusunan struktur organisasi terdapat 3 (tiga) jenis hubungan, yaitu:

1. Struktur organisasi garis

2. Struktur organisasi fungsional atau staf

3. Struktur organisasi garis dan staf

• Metode yang digunakan dalam pengawasan terdiri atas metode observasi langsung, metode statistik, dan metode laporan (baik laporan lisan, maupun laponan tertulis).

• Kepemimpinan adalah seseorang yang dapat memengaruhi tingkah laku perbuatan orang lain, agar dapat menurut kehendaknya, meskipun tidak ada ikatan yang kokoh dalam suatu organisasi. Tipe pemimpin atau manajer, yaitu manajer yang bersifat otokrasi, manajer yang bersifat demokratis, dan manajer yang bersifat bebas.

• Menurut Blake dan Mouten, tipe atau gaya kepemimpinan seseorang terdiri atas tipe pemimpin deserter, misionaris, kompromis, otokrat, dan eksekutif.

• Bidang-bidang manajemen terdiri atas:

1. Manajemen produksi,

adalah pelaksanaan kegiatan manajemen terhadap system produksi dengan tujuan agar produksi dapat berjalan secara efektif dan efisien. Proses kegiatan produksi meliputi pemilihan, perancangan, pengoperasian, pengawasan dan pembaharuan.

2. Manajemen pemasaran, adalah

penerapan fungsi manajemen dalam kegiatan penciptaan dan penyerahan barang atau jasa kepada konsumen/masyarakat, agar dapat memperluas pasar bagi kemajuan suatu perusahaan ataupun industri.

3. Manajemen personalia,

adalah penerapan fungsi manajemen dalam hal pengadaan, pengembangan, pemberian kompensasi, pengintegrasian, dan pemeliharaan terhadap sumber daya manusia secara terpadu untuk mencapai tujuan organisasi. Ruang lingkup manajemen personalia antara lain pengadaan pegawai, pengembangan pegawai, pemberian kompensasi atau gaji pegawai, pengintegrasian, dan pemeliharaan pegawai.

4. Manajemen keuangan,

adalah aktivitas dan fungsi manajemen untuk menyediakan segala kebutuhan finansial yang berkaitan dengan operasional perusahaan atau organisasi.

5. Manajemen administrasi/akuntansi,

adalah cara mengajukan informasi mengenai administrasi atau akuntansi sedemikian rupa sehingga dapat membantu manajemen dalam menentukan garis-garis kebijakan dan operasional sehari-hari pada suatu perusahaan.

LINGKUNGAN ORGANISASI

Lingkungan organisasi adalah semua elemen di dalam maupun di luar organisasi yang dapat mempengaruhi sebagian atau keseluruhan suatu organisasi. Terdapat dua jenis klasifikasi lingkungan yakni lingkungan internal dan lingkungan eksternal. 

Lingkungan internal yang berpengaruh langsung dalam organisasi meliputi karyawan/pegawai organisasi dalam, serta pimpinan manajer. Lingkungan eksternal dibagi dua yaitu yang berpengaruh langsung dan tidak langsung. Contoh lingkungan eksternal yang berpengaruh langsung adalah organisasi pesaing, pemasok komunitas lokal, konsumer, NGO dan lainnya. 

Sedangkan untuk contoh lingkungan eksternal yang tidak berpengaruh langsung adalah kondisi politik, ekonomi dan sosial. Lingkungan secara umum yang harus dianalisis kekuatannya oleh manajer karena mempengaruhi pembuat keputusan dan perencanaan adalah kekuatan teknologi, ekonomi, demografi, sosial budaya serta politik dan hukum.

Kekuatan tekhnologi adalah kombinasi dari kemampuan dan peralatan yang digunakan manajer dalam desain, produksi dan distribusi barang dan jasa. Perubahan teknologi informasi juga mempengaruhi kerja alami organisasi termasuk kerja manajer didalamnya.

Kekuatan ekonomi mempengaruhi kebaikan dari suatu negara termasuk suku bunga, inflasi, pengangguran dan pertumbuhan ekonomi. Kekuatan ekonomi memberikan banyak peluang serta hambatan untuk manajer dan memberikan perubahan bagi seluruh organisasi.

Kekuatan demografis adalah hasil dari perubahan sikap karakterisitik dari populasi seperti umur, jenis kelamin, etnis, ras, orientasi seksual, dan kelas sosial. Perubahan ini menyarankan organisasi untuk menemukan cara untuk memotivasi dan memanfaatkan kemampuan dan pengetahuan pegawai.

Kekuatan politik dan hukum adalah hasil dari perubahan dalam hukum dan regulasi seperti deregulasi industri, privatisasi organisasi dan penigkatantekanan dalam perlindungan lingkungan. Dari sini, manajer mengambil keuntungan dari kesempatan yang diciptakan dari perubahan politik, ekonomi dan hukum secara global sebagai tantangan utama.

Kekuatan sosial budaya adalah tekanan yang berasal dari struktur sosial dalam masyarakat di suatu negara. Struktur sosial adalah pengaturan hubungan antara individual dan grup dalam masyarakat. Masyarakat berbeda secarasubstansi dalam struktur sosial karena terdapat  derajat tinggi dan rendah.

Karena berbagai kekuatan dalam lingkungan umum tersebut, manajer individual dan organisasi harus responsif dalam perubahan dan perbedaan diantara struktur sosial dan budaya nasional dalam semua negara dimana mereka beroperasi.

Terdapat kompleksitas dan ketidakmungkinan untuk diprediksi. Kompleksitas yang mengacu kepada kekuatan yang mempengaruhi organisasi misalnya jumlah kompetitor. Ketidakmungkinan diprediksi adalah tingkat ketidakpastian kekuatan yang dapat mempengaruhi organisasi. Terdapat empat tipe lingkungan yakni lingkungan tenang, lingkungan bervariasi, lingkungan badai lokal dan lingkungan bergolak.

Alasan mengapa kita menganalisis lingkungan yaitu untuk mengetahui dan meramalkan apa yang terjadi besok, menyadari dan mengantisipasi resiko dari tindakan yang dilakukan organisasi, untuk menganalisis faktor politik, sosial, ekonomi

ingkungan eksternal (external environment) adalah segalasesuatu di luar batasan organisasi yang mungkin mempengaruhinya. 

Lingkungan internal (Internal environment) adalah faktor-faktor atau kondisi umum yang berada di dalam suatu organisasi.

LINGKUNGAN EKSTERNAL

Lingkungan eksternal terdiri dari dua bagian, yaitu :

Lingkungan Umum (general environment), disebut juga lingkunganyang tidak berpengaruh langsung kepada organisasi (indirect environment) yaitu serangkaian dimensi dan kekuatan yang luas yang berada di sekitar organisasi yang menciptakan keseluruhan konteks organisasi. Meskipun Lingkungan umum tidak mempengaruhi organisasi secara langsung, namun harus tetap diperhitungkan dalam pengambilan keputusan organisasi. Lingkungan umum terdiri dari dimensi ekonomi, teknologi, social budaya, politik-hukum, dan internasional.

Lingkungan tugas (task environment), disebut juga lingkungan yangberpengaruh langsung kepada organisasi (direct environment) yaitu unsur-unsur luar organiasi yang secara spesifik berpengaruh secara langsung kepada organisasi. Lingkungan ini terdiri dari dimensi : kompetitor, pelanggan, pemasok, regulator, dan partner strategis.

Lingkungan Umum

Dimensi Ekonomi. Dimensi ekonomi adalah kesehatan dan vitalitas keseluruhan dari sistem ekonomi di mana organisasi beroperasi. Apabila kondisi ekonomi mengalami guncangan, maka akan berpengaruh secara langsung kepada organisasi. Faktor-faktor ekonom yang terutama sangat penting bagi bisnis adalah pertumbuhan ekonomi secara umum, inflasi, tingkat bunga, dan tingkat penggangguran. 

Dimensi Teknologi. Dimensi ini merefleksikan metode-metode yang tersedia untuk mengubah sumber daya menjadi produk atau jasa. Perubahan teknologi akan mempengaruhi cara organisasi mengubah sumber daya tersebut.

Sosial Budaya. Dimensi ini meliputi sikap, norma, adat, gaya hidup, nilai, kebiasaan, dan karakteristik demografi masyarakat di mana organisasi berada. 

Politik-Hukum. Yaitu berupa peraturan pemerintah mengenai bisnis dan hubungan umum antara bisnis dan pemerintah. Undang-undang dan peraturan-peraturan yang dikeluarkan pemerintah bisa memberikan dampak yang besar bagi kelangsungan hidup organisasi. 

Internasional. Yaitu pengaruh bisnis, politik dan kebijakan negara lain khususnya untuk organisasi-oganisasi multinasional memberikan dampak yang sangat besar bagi organisasi tersebut.